この記事の結論
- 就活のメールは「早く・短く・間違えない」の3つで足ります。 凝った文章は要りません
- 件名に用件と大学名・氏名を入れてください。 採用担当は毎日たくさんのメールを受け取っています
- 返信は「Re:」を消さずにそのまま。 何の話か、相手がすぐ分かります
- この記事に、日程調整・お礼・日程変更・辞退・内定承諾の文例と、電話のかけ方をまとめました
書いたのは、元メガバンクの採用担当（当サイト運営者）です。文例は当サイトが作成したものです。
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1. 就活メールの基本の形
| 部分 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 用件と大学名・氏名を入れる | 面接日程のご連絡（○○大学・山田太郎） |
| 宛名 | 会社名・部署名・担当者名 | 株式会社○○ 人事部 採用担当 □□様 |
| 名乗り | あいさつと、大学名・氏名 | お世話になっております。○○大学の山田太郎です。 |
| 本文 | 用件を先に。1つのメールに1つの用件 | （用件） |
| 結び | 相手に何をしてほしいかで締める | ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
| 署名 | 氏名・大学・学部・電話・メール | （下の例を参照） |
この整理は、当サイトがまとめたものです。
署名の例
――――――――――――
山田 太郎（やまだ たろう）
○○大学 経済学部 経済学科
電話：090-0000-0000
メール：taro.yamada@example.com
――――――――――――
署名は一度作って、メールソフトに登録しておくと楽です。 電話番号を入れておくと、急ぎのときに電話で連絡がもらえます。
助手：はづきメールや電話も含めて、会社との接点すべてが見られているんですか？
Luke接点すべて、というのは、就活の面接はもちろん、それ以外で会社の人と接点を持つこともあると思うんですよね。基本的には、その会社の人と何かしら会うときは、何かしら見られていると思ったほうがいいです。
Luke気をつけてほしいのは、面接以外のところです。待合スペースなどで少しおかしな態度をしていると、見られています。面接官ももちろん見ていますし、受付の人が「あの子、受付でこんなでしたよ」とさっと教えてくれたりもします。余計なところでマイナスポイントを作らないことが大事です。
メールも、会社との接点のひとつです。 丁寧すぎる必要はありませんが、雑に見えないようにしてください。
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2. いつ返すか
| 場面 | 返す目安 | 理由 |
|---|---|---|
| 日程調整の連絡 | できればその日のうちに | 返事が遅いと、ほかの人で枠が埋まることがある |
| 面接のお礼 | 送るなら当日中 | 日にちが空くと、送る意味が薄れる |
| OB訪問のお礼 | その日のうちに | 時間を使ってもらっているため |
| 辞退の連絡 | 決めたらすぐ | 相手は人数の調整をしている |
この目安は、当サイトが整理したものです。
深夜や早朝に送るのは避けてください。 書くのは夜でも、送るのは翌朝にする（予約送信を使う）と安心です。
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3. 場面ごとの文例
日程調整の連絡に返信する
候補日を出すときは、幅を持たせて3つ挙げます。 相手が選びやすくなります。
件名：Re: 一次面接の日程について
株式会社○○ 人事部 採用担当 □□様
お世話になっております。○○大学の山田太郎です。
一次面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
下記の日程で伺うことが可能です。
・○月○日（○）終日
・○月○日（○）午後
・○月○日（○）午前
ご調整のほど、よろしくお願いいたします。
（署名）
日程が決まったことを確かめる
件名：Re: 一次面接の日程について
株式会社○○ 人事部 採用担当 □□様
お世話になっております。○○大学の山田太郎です。
日程のご連絡をありがとうございます。
○月○日（○）○時より、貴社にて伺います。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
日時と場所を、自分の言葉で書き直して返してください。 聞き間違いがあれば、ここで気づけます。
面接のお礼
送るかどうかは自由です。 送るなら当日中に、短く書いてください。
件名：本日の面接の御礼（○○大学・山田太郎）
株式会社○○ 人事部 採用担当 □□様
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。
○○についてのお話を伺い、△△という点に強く関心を持ちました。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
2行目に、面接で聞いた話を1つだけ入れてください。 どの面接にも使える文面だと、送る意味が薄れます。
OB訪問のお礼
件名：本日の御礼（○○大学・山田太郎）
□□様
本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。
○○についてのお話の中で、「（聞いた言葉）」という一言が特に印象に残っています。
自分が××に取り組んだときに感じたことと重なり、
あらためて貴社で働きたいと考えるようになりました。
伺ったお話を、今後の準備に生かします。本日はありがとうございました。
（署名）
聞いた話の使い方はOB訪問のやり方と質問にまとめています。
日程を変えてもらう
件名：面接日程変更のお願い（○○大学・山田太郎）
株式会社○○ 人事部 採用担当 □□様
お世話になっております。○○大学の山田太郎です。
○月○日（○）○時からの一次面接について、
大学の試験と重なってしまい、伺うことが難しくなりました。
ご調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
もし可能であれば、下記の日程でご調整いただけますでしょうか。
・○月○日（○）終日
・○月○日（○）午後
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
（署名）
理由は短く、正直に書いてください。 前日や当日の変更は、メールだけでなく電話も入れてください（第4章）。
選考を辞退する
件名：選考辞退のご連絡（○○大学・山田太郎）
株式会社○○ 人事部 採用担当 □□様
お世話になっております。○○大学の山田太郎です。
○月○日に予定しておりました二次面接について、
検討の結果、辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考の機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
これまでのご対応に、心より御礼申し上げます。
（署名）
内定を承諾する
件名：内定承諾のご連絡（○○大学・山田太郎）
株式会社○○ 人事部 採用担当 □□様
お世話になっております。○○大学の山田太郎です。
このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
謹んでお受けいたします。
入社までに必要な手続きがございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
内定を辞退するときは、電話が基本です。 文例と手順は内定辞退の伝え方にまとめています。
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4. 電話のかけ方・受け方
かけるとき
| 順番 | やること |
|---|---|
| ① | 静かな場所に移動し、話すことをメモしておく |
| ② | 始業直後・昼休み・終業間際を避ける |
| ③ | 「○○大学の山田太郎と申します。採用ご担当の□□様はいらっしゃいますか」と名乗る |
| ④ | 担当者につながったら、もう一度名乗ってから用件を話す |
| ⑤ | 最後にお礼を言い、相手が切ってから切る |
この手順は、当サイトが整理したものです。
出られなかったとき
気づいたら、なるべく早く折り返してください。 留守電が残っていれば聞いてからかけ、「先ほどお電話をいただいた、○○大学の山田です」と名乗ります。
遅れそうなとき
助手：はづき少し遅れてしまったら、それだけで印象は悪くなりますか？
Lukeちゃんと遅刻しないで来ている。少し遅れたとしても、最初にきちんとお詫びをしてから始められる。そういうところで「ちゃんとした子だな」と思います。
遅れると分かった時点で、メールではなく電話をしてください。 着いたら、まずお詫びしてから始めます。
連絡は、必ず本人がする
助手：はづき連絡は本人からじゃないと、やっぱりまずいんですか？
Luke一番困るのは、親から電話が来ることです。みなさん成人なので、本人の意思かどうかは本人に確かめなければなりません。親から連絡が来ても、本人の意思なのかを確かめにくいんです。
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5. よくある間違い
| 間違い | 直し方 |
|---|---|
| 返信で件名を変える | 「Re:」は消さずにそのまま返す。何の話か、相手がすぐ分かる |
| 宛名の「御中」と「様」を重ねる | 会社・部署あては「御中」、人あては「様」。両方は付けない |
| 1通に用件を詰め込む | 日程の返事と質問は分ける。相手が処理しやすい |
| 深夜・早朝に送る | 予約送信を使うか、翌朝に送る |
| 署名がない | 電話番号がないと、急ぎのときに連絡がつかない |
この整理は、当サイトがまとめたものです。
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6. メールより先に整えておくこと
メールは減点されないための作業です。 選考の結果を決めるのは、ESと面接の中身です。
面接に進んだら
自分のESが、どの力を伝えているかを確かめる
経済産業省の社会人基礎力12要素で、伝わっている力と、根拠が見つからない力を返します。根拠として引用できる一文がない力は「判定不能」と出るので、書いたつもりで書けていない場所が分かります。
ESを分析する（無料・登録不要）面接の準備は面接で緊張しない方法と、前日までの準備、よく聞かれる質問は面接の自己紹介にまとめています。
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よくある質問
お礼メールは送ったほうがいいですか？
送るかどうかは自由です。 送るなら当日中に、面接で聞いた話を1つ入れて短く書いてください（第3章）。
返信に「Re:」が付いたままでいいですか？
そのままで大丈夫です。 件名を変えないほうが、相手が何の話かすぐ分かります。
夜にメールが来たら、すぐ返すべきですか？
翌朝で構いません。 書くのは夜でも、送るのは翌朝にすると安心です。
宛名が分からないときは？
「採用ご担当者様」と書いてください。 部署あてなら「人事部 御中」です。
電話に出られず、留守電もありませんでした
番号が会社のものなら、折り返してください。 「先ほどお電話をいただいたようなのですが」と名乗れば通じます。
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出典
- 会社との接点の見られ方、遅れたときの対応、親からの連絡についての見方は、当サイト運営者（元メガバンク採用担当）の採用実務での経験によるものです
- 文例・手順・目安の表は、当サイトが作成したものです。実在の会社や人物とは関係ありません
